Гайд по увольнению

Гайд по удержанию и увольнению сотрудников

Когда увольнять и как удерживать сотрудников в команде?

Увольнение сотрудника – это сложный и важный процесс, требующий тщательного подхода и подготовки.

В этом гайде рассмотрим алгоритм принятия решения об увольнении, способы удержания сотрудника, а также ключевые моменты диалога об увольнении и юридические аспекты этого процесса.

Как эффективно сохранять сотрудников?

Работа по удержанию сотрудника начинается с момента его отклика на вакансию, так почему же нужно сохранять сотрудников?

Важность темы можно описать ее связью с большим количеством рабочих процессов. Сотрудники — основа и ключевая ценность эффективной работы, а результаты работы с сохранением команды напрямую влияют на бизнес-показатели всей компании. Вопрос сохранения становится острее также и по причине кадрового дефицита на рынке труда, который наблюдается сейчас и активно набирает обороты.

Отсутствие системы удержания и риски

Перед тем, как принять решение, сохранять или не сохранять сотрудника, оцените риски, которые ожидают вас, вашу команду и компанию.

Время на адаптацию, обучение нового сотрудника
- Адаптация к корп.культуре и коллективу
- Освоение продуктовых и софт компетенций
- Практика на рабочем месте: наставничество, работа с руководителем
- Скорость работы ниже, чем у опытного сотрудника
Ресурсные потери
- Производительность и качество работы снижаются, а нагрузка на других членов команды растет
- Сотрудник уходит усиливать другую компанию
- Поиск и найм нового персонала
Финансовые затраты
- Написание и размещение вакансий, их продвижение
- Обзор и анализ анкет соискателей
- Проведение собеседований
- Проверка кандидата службой безопасности
- Оформление сотрудника в кадрах
Реакции на увольнение
- Снижение эмоционального состояния и эффективности команды
- Сотрудники могут задаться вопросом о причинах увольнения и задуматься об уходе
- Если сотрудник ушел не сам, может возникнуть страх, что «они следующие»
- Если сотрудник ушел сам, коллеги могут начать приглядываться к тому, что раньше не беспокоило
Другие факторы

Например, сотрудник может не приносить очевидной пользы компании, но он значительно разгружает вас, выполняя важные задачи, за счет чего вы можете уделять время другим задачам, которые приносят большую прибыль компании.

Жизненный цикл сотрудника: факторы, влияющие на мотивацию и уход

Сотрудник в компании проходит 4 этапа жизненного цикла: адаптация, реализация, выгорание, стагнация. От того, на каком этапе находится сотрудник, будет зависеть, какие потребности и риски нужно учитывать.

На протяжении всего жизненного цикла на сотрудника влияет много факторов:

Взаимодействие с руководителем и коллективом
Постановка задач, мотивация и контроль от руководителя
Обратная связь от руководителя
Возможности для карьерного и личного развития и т.п.

То, как человек будет чувствовать себя в компании, в команде, с руководителем – влияет на то, будет ли он задумываться о поиске нового места работы. Поэтому руководителю важно обращать внимание на такие вещи как:

Адаптация
Обратная связь и развитие
Постановка задач и контроль
Мотивация под потребности сотрудников
Поддержание атмосферы в коллективе
Психологический комфорт: замечать начало выгорания*, реакции и проявления, знание своих сотрудников: их увлечения, интересы и потребности.

Закрепив для себя правило, что работа по сохранению сотрудника должна начинаться с момента его отклика на вакансию, ты сможешь значительно снизить риски его ухода и сформируешь у сотрудника устойчивую лояльность к компании.

Сохранение сотрудников

Работу с сохранением сотрудников – это айсберг, где верхушка — это сам этап сохранения, когда сотрудник уже решил уйти. Основная и самая глубокая часть тесно переплетается с ежедневными задачами руководителя и заключается в профилактике и предупреждении этапа сохранения.

Это ключевая мысль, которая дает понимание фокуса всей работы в этом направлении. В качестве направлений профилактики и предупреждения этапа сохранения можно выделить несколько основных фокусов в работе руководителя с командой и каждым сотрудником в отдельности:

Поддержка тесного контакта
Мониторинг рабочих показателей
Отслеживание уровня удовлетворенности
Работа с истинной мотивацией

Есть несколько простых правил, которые помогут создавать и поддерживать комфортную и продуктивную атмосферу для работы в команде.

Поддерживаю доверие сотрудников — нет разницы между тем, что я говорю и что делаю.
Радуюсь успехам команды в целом и каждого по-отдельности (хвалю и не забываю давать положительную обратную связь). Показываю сотрудникам свою заботу.
Проявляю внимание к команде и атмосфере, не игнорирую проблемы в группе.
Сообщаю сотрудникам об основных событиях компании, в том числе новости об успехах и неудачах. Помни: сотрудники в неведении могут предположить худшее и начать поиски новой работы.
Показываю сотрудникам возможности для роста. Проговариваю конкретные шаги, которые нужно предпринять для карьерного роста, обсуждаю необходимые ресурсы и предлагаю поддержку.
Не стесняюсь спрашивать команду о вознаграждениях и льготах, которые для них наиболее важны. Их ответы могут быть разными сегодня, несколько месяцев или год назад.
Пересматриваю свои действия, чтобы убедиться в их действенности и актуальности.

Как понять, что сотрудник хочет уволиться

Ниже описаны основные признаки, по которым можно обнаружить такого сотрудника. Эти признаки могут говорить не только о том, что сотрудник обязательно собирается увольняться, но и о его самочувствии в компании и команде. Для руководителя это в любом случае сигнал, который не стоит оставлять без внимания.

Поведение сотрудника изменилось
Часто самый верный признак: если ничего значимого не произошло, то изменение поведения должно насторожить. Это может быть признаком выгорания или снижения интереса к работе. Например:
- Сотрудник работает в офисе и всегда приходил за 20-30 минут до работы, пил чай, загружал компьютер и готовился к работе. А теперь приходит за 5 минут и сразу работает.
- Сотрудник выполнял быстрые задачи сразу, быстро и без ошибок, а теперь откладывает их и допускает банальные ошибки.
Подобные изменения могут стать поводом для встречи с сотрудником, чтобы обсудить причины изменений.
Снижение производительности

Производительность часто снижается, когда сотрудник устал, или у него пропал интерес к работе.
И тот, и другой вариант может стать причиной увольнения, если это не замечать и не предпринять мер.
Нежелание брать долгосрочные обязательства

Если сотрудник раньше готов был брать на себя долгосрочные обязательства, и они его вдохновляли, а теперь это желание пропало – это не говорит о нем, как о безответственном сотруднике, скорее наоборот.
Вполне возможно, он начал думать об уходе и просто не хочет подставить команду, «свалив» потом на вас гору нерешенных задач.
Меньшее стремление действовать в команде

Когда человек задумывается об увольнении, он начинает дистанцироваться от команды и руководителя: задает меньше вопросов, меньше обращается с просьбами, реже откликается на просьбы и часто отказывается от неформальных командных встреч.
Ведь зачем привязываться к людям, если планируешь уходить?

Увольнение по инициативе сотрудника

Ниже ты найдешь пример алгоритма работы с потенциальным кейсом сохранения.

1.Изучить отчет по рабочим показателям сотрудника и оценить кейса сотрудника по критериям:

Критерии сохранения сотрудника
- Ценный сотрудник: стабильные показатели, редкая экспертиза, перспектива роста
- Есть потенциал на повышение рабочих показателей
- Отсутствие негативной обратной связи о сотруднике
- Соответствует и придерживается ценностей Kokoc Group
Критерии увольнения сотрудника
- Ранее уже ставился испытательный срок
- Были коммуникации о необходимости повышения показателей и мотивации
- Частые неактивности, низкая вовлеченность
- Токсичный сотрудник

2.Принять решение по сотруднику: будем пробовать сохранять или нет

В некоторых ситуациях при анализе сразу становится понятно, нужно ли пробовать сохранять сотрудника. Но бывают кейсы, которые вызывают сомнение. В таких случаях ориентироваться нужно на то, какие ценности, черты и качества важны для компании, для вас и команды.
Так будет понятно, на своем ли месте находится сотрудник.

Если человек хочет уйти, все равно надо предложить ему что-то альтернативное, даже если ты знаешь, что он, скорее всего, не останется.
Это как в продажах: надо каждый раз выкладываться на 100%, и ты закроешь одну сделку из пяти, а если не выкладываться в каждой, не закроешь ни одной.

Антон Самутин

CEO Out of Cloud

Алгоритм диалога удержания сотрудника

Алгоритм строится на базе мотивации + потребностей + проблем:

Установление контакта.
Выяснение причины увольнения. Уточнение мотивации/потребности/проблемы.
Предложение алгоритма действий.
Фиксация договоренностей.

Даже если у вас в целом доверительное общение, нужно снять эмоциональное напряжение и расположить сотрудника к беседе. Поделись с ним своей реакцией на эту новость.

Примеры

Оля, привет! Я очень расстроилась, когда узнала о том, что ты планируешь уходить из нашей команды. Мне грустно и хочется понимать, могу ли я что-то тебе предложить, и почему ты решила уйти.
Это неожиданно, я даже не представлял, что ты задумываешься об уходе. Скажи, пожалуйста, чем вызвано это решение? Можем ли мы рассмотреть альтернативные варианты?

Главное, делай это искренне. Формальность и фальшивость сразу чувствуется, и тогда ты рискуешь потерять необходимый контакт с сотрудником. Говори о том, что чувствуешь, поделись своими намерениями помочь.

Чтобы сохранить сотрудника нужно выяснить его потребность к увольнению, тогда ты сможешь подобрать подходящие аргументы и понять, какие потребности он уже удовлетворил на текущем месте работы и какие остались не удовлетворенными.

Задай вопрос сотруднику: «Почему ты решил(а) уволиться?»
Продемонстрируй искреннее желание выяснить причину. Внимательно слушай ответ, он расскажет о тех потребностях, которые не удовлетворил на текущем функционале.

Пример:

Ваня, ты мне написал, что хочешь уволиться. Это было неожиданно, и я очень расстроен…Скажи, пожалуйста, почему ты решил уволиться?
......
Ваня, ты решил перейти в конкретную компанию? Расскажи, пожалуйста, что тебе там подходит больше, чем у нас? (этот вопрос поможет выяснить, насколько решение человека окончательное, и можно ли склонить его в нашу сторону)
....…
Ваня, а что могло бы повлиять на твое решение покинуть компанию?

ВАЖНО

Первая причина, озвученная сотрудником, чаще всего не корневая (ложная).
Можешь задавать вопросы из разных рабочих аспектов, чтобы понять истинную причину.
Возможные вопросы для выходного собеседования ниже.

Причины, по которым может увольняться сотрудник:

Задачи, мотивация или нагрузка не соответствует ожиданиям
Конфликт/проблемы с командой/руководителем
Личные обстоятельства (семья, здоровье)
Отсутствие карьерного роста/развития
Реорганизация структуры/процессов
Уход в личный бизнес
Смена сферы деятельности

Что можно предложить сотруднику в зависимости от причины увольнения.

Перечисли плюсы, если сотрудник останется, подсвети перспективы.
Есть потребности, мотивирующие на работу, которые будут стимулировать сотрудника к достижению новых результатов. На этом этапе важно понять, что нужно сотруднику, чтобы потребность удовлетворилась и какие у него есть еще потребности.

Если ты сам или сотрудник берете паузу подумать, то договоритесь на сколько растянется эта пауза, и когда будет новая встреча.

Примеры:

Спасибо, что ты готова подумать о дальнейшем сотрудничестве. Сколько времени тебе нужно на принятие решения?
Твоя новость застала меня врасплох. Мне не хотелось бы терять такого ценного сотрудника, давай я подумаю, что мы можем тебе предложить и назначу в ближайшее время новую встречу.

Если вам с сотрудником не удалось договориться о подходящем для него варианте, и он настаивает на увольнении, отнесись к этому с пониманием. Не забудь, что при расторжении договора руководителю необходимо указать причину увольнения.
Если вы пришли к соглашению продолжить сотрудничество на каких-то условиях, обязательно зафиксируйте это в мессенджере или почте.

Как действовать, если сотрудник все же решил уйти?

При увольнении, с сотрудником необходимо обсудить следующие вопросы:

Дата увольнения

Устанавливается по договоренности с сотрудником. Учти срок, который потребуется на передачу дел и степень лояльности сотрудника.
Важно: расстаться с сотрудником в один день нельзя. Минимальный срок подачи заявки на увольнение – 3 рабочих дня до предполагаемой даты увольнения.
Согласно статье 80 ТК РФ, сотрудник должен уведомить работодателя об увольнении за 14 календарных дней – стандартный срок отработки. Но если обе стороны согласны, он может быть сокращен или продлен.
Передача дел

Обязательно обсуди с сотрудником как, кому и в каком формате он будет передавать дела. Чаще всего, составляют файл в виде таблицы excel с перечислением всех задач, статусов по ним, контактов, ссылок и материалов.
Последний рабочий день.

В последний рабочий день сотруднику необходимо сдать технику, если она выдавалась, и забрать свои документы.
Если сотрудник на момент увольнения находится за пределами РФ, организация и покрытие расходов на доставку рабочего компьютера и другого корп. инвентаря – его ответственность.
По факту отправки сотрудник обязуется выслать подтверждающие документы с трекинг номером и обеспечить защиту отправления от повреждений.
Если сотрудник работает удаленно в РФ, необходимо заранее согласовать доставку оборудования с IT отделом.

Что делать после встречи?

Сотруднику необходимо подать заявку об уходе на портале. Это только первый этап – согласование.
После того, как сотрудник подаст заявку, тебе необходимо ее согласовать. Уведомление будет находиться под “колокольчиком” на портале.
После твоего согласования сотруднику придет уведомление для оформления заявления через HRLink.
Обязательно сообщи команде об уходе сотрудника. Подай это в позитивном ключе.
В последний рабочий день сотрудника попрощайся с ним еще раз. Пожелай ему успехов и поблагодари за вклад – лучше в командном чате.

ВАЖНО

Если все указывает на то, что сохранить сотрудника не получится, при расставании нужно помнить о последствиях увольнения, которые могут вылиться в серьезные и неожиданные риски для компании. Например, если человек ушел со скандалом, взаимными обвинениями и обидами, это может создать следующие проблемы для компании:

Негативные отзывы в интернете

Ушедшим из организации сотрудникам терять нечего, они могут написать отрицательный отзыв о бывшем работодателе, если расставание прошло в негативе.
Негативная информация сильно влияет на поиск нового персонала. Многие тщательно подходят к выбору работы, изучают отклики и не приходят на собеседования, если отзывы негативные.
Снижение лояльности у других членов коллектива

Некоторые не волнуются по поводу того, что кто-то написал заявление. Есть даже те, кто думает, что вырастет их собственная ценность в компании.
Но большинство могут ощущать дискомфорт, даже если сотрудник увольняется по собственному желанию. У них возникает мысль: «Не я ли следующий? А не пора ли и мне присматривать новое место?».
Сотрудник может не вернуться

Бывает так, что из компании уходит хороший специалист. Если отношения закончились резко и некрасиво, при наличии новой вакансии он может не захотеть вернуться. Однако, при расставании в хороших отношениях есть шанс, что сотрудник вернется. Имейте ввиду, что в других компаниях сотрудник может прирасти в компетенциях и стать более ценным.

На стадии принятия решения важно помнить, что универсального портрета сотрудника не существует и кандидат, который не подойдет для одной команды, может идеально «вписаться» в другую команду той же компании. Но, если принято решение расстаться с сотрудником, относитесь к процедуре увольнения, как к возможности сохранения потенциального кандидата для компании. Это позволит обеим сторонам сохранить позитивное восприятие друг друга и рассматривать возобновление рабочих отношений.

Увольнение по инициативе работодателя

Чаще всего мысль о расставании с сотрудником возникает, когда руководитель недоволен результатами работы или взаимодействием с сотрудником.
Перед тем как принять решение об увольнении, объективно оцени производительность и поведение сотрудника:

Сбор данных

Объективные данные о производительности сотрудника за последние шесть месяцев: KPI, сроки выполнения задач, отзывы коллег и клиентов, командная работа и проекты.
Обратная связь

Просмотри все предыдущие отзывы и оценки, которые были даны сотруднику, включая формальные оценки и неформальные замечания.
Предупреждения и меры:

Зафиксируй все предупреждения и меры, предпринятые для улучшения работы сотрудника: письма, постмиты и записи 1-to-1 встреч, планы развития и тренинги.

Если решение об увольнении принято, обрати внимание на следующие моменты:

Юридическая часть:
Убедись, что увольнение соответствует трудовому законодательству и внутренней политике компании.
👉 При увольнении по инициативе работодателя лучше подписать с сотрудником заявление на увольнение по соглашению сторон. Такое соглашение невозможно расторгнуть в одностороннем порядке. Это значит, что сотрудник не сможет передумать и отозвать его в последний рабочий день.
👉 Сотрудник не относится к одной из защищенных категорий:
Беременные женщины
Женщины с ребенком в возрасте до 3-х лет
Одинокие матери и другие лица, воспитывающие детей в возрасте до 14 лет и ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет
Родитель (иной законный представитель ребенка), являющийся единственным кормильцем ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет
Родитель (иной законный представитель ребенка), являющийся единственным кормильцем ребенка в возрасте до 3 лет в семье, воспитывающей трех и более малолетних детей, если другой родитель (иной законный представитель ребенка) не состоит в трудовых отношениях

👉 Обязательная отработка – 3 дня минимум или 2 недели (можно меньше или больше двух недель по договоренности с сотрудником, но не менее трех дней)
Важно. Сотрудника нельзя уволить одним днем! Даже если вы сразу удаляете его из пространства, дата увольнения будет не ранее, чем через три дня. Это ТК РФ.
Подробнее про найм и увольнение сотрудников с юридической точки зрения в вебинаре по ссылке
Оценка альтернатив

Рассмотри возможные альтернативы увольнению, такие как перевод на другую должность, дополнительное обучение или изменение условий труда.
Если в твоем отделе или БЮ нет подходящей позиции, обратись в отдел найма к Анне Калугиной.
Фиксация решений

Все решения и обсуждения должны быть задокументированы.

Обратите внимание: Если сотрудник планирует подписывать и забирать документы в офисе, обрати его внимание, что прийти необходимо в последний рабочий день с 11:00 строго до 17:00. Обязательно скажите сотруднику об этом!

Алгоритм увольнения

Шаг 1. Встреча с предоставлением обратной связи
Алгоритм строится на базе развивающей обратной связи
1. Как ты (сотрудник) оцениваешь свои результаты.
2. Как я (руковдитель) оцениваю твои результаты. Чем конкретно недоволен.
3. Предложение алгоритма действий:
- предложение выхода;
- перевод на ИС (испытательный срок) с четкими критериями, задачами и датой итогового контроля. Возможный срок на исправление ситуации от 2 недель до месяца.

ВАЖНО

Если срок на исправление более двух недель, обязательно установите точку промежуточного контроля, чтобы отследить динамику и скорректировать сотрудника. Для этого можно использовать один из ваших статусов. Обязательно предупредите сотрудника об этом.

Шаг 2. Повторная встреча с сотрудником
На этой встрече посмотри, какие изменения произошли в работе и/или поведении. Опирайся на критерии и договоренности, установленные в Шаге 1.
- Если изменения произошли, и есть готовность работать дальше с обеих сторон, фиксируй результаты и давай обратную связь.
- Если изменения произошли, но они недостаточны, принимай решение о продлении испытательного срока или расставании.
ВАЖНО. Оптимальный период продления ИС – 14 дней.

При принятии решения, помимо выполнения задач сотрудником, обращай внимание:
1. Проявляет ли он гибкость.
2. Открыт ли для коммуникации и ОС.
3. Выбирает позицию сотрудничества или токсичен.
4. Демонстрирует ли ответственность.
5. Личностные особенности и ценности сотрудника.
6. Гибкость и скорость обучения.
Если один из пунктов не соответствует портрету сотрудника или не устраивает руководителя, стоит сделать выбор в пользу расставания. Указанные характеристики крайне сложны в развитии.
- Если изменений не произошли, договариваетесь о сроках выхода из компании.
ВАЖНО. Стандартный период на отработку и передачу дел – 14 дней.

ШАГ 3. Передача дел сотрудником
Твоя задача – организовать передачу дел и договориться с сотрудником:
- кому, что и в каком формате передается;
- что должно быть учтено при передаче дел;
- все источники и места хранения информации.
Для этой цели лучше составить road map передачи дел и подойти к вопросу как к проекту.

ШАГ 4. Последний день сотрудника

Обязательно сообщи команде об увольнении сотрудника и попрощайся с сотрудником в личных сообщениях или общем чате, поблагодари за работу.

Пример
«Привет!
Хотел(а) бы тебя поблагодарить за время, что мы вместе работали. Ты был(а) ценным членом нашей команды и внес(ла) большой вклад в (название проекта/отдел/сфера деятельности). Твоя ответственность (креативность, способность решать сложные задачи) всегда впечатляла, и я уверен(а), что ты добьешься больших успехов в будущем.
Желаю тебе удачи в новых начинаниях, интересных проектов и всего самого лучшего! Остаемся на связи!

ВАЖНО. Если у сотрудника была регулярная ОС, на этом этапе не возникнет сложностей. При увольнении по инициативе компании с сотрудником подписывается заявление по соглашению сторон.

Сроки отработки

Стандартный срок отработки – 14 дней.
По договоренности с сотрудником срок может быть увеличен до месяца в случае, если сотруднику необходимо завершить проект, или на передачу дел требуется больше времени. Данный вариант возможен при условии, что сотрудник настроен позитивно и не несет негатив в команду. В любом случае, помни: как только принято решение об увольнении, производительность сотрудника снизится. Увеличение срока не требует подписания каких-либо дополнительных документов.
Уменьшение срока на отработку возможно до трех рабочих дней и применяется в случае, если сотрудник негативит и влияет на команду.

Компенсации при увольнении

При увольнении сотруднику может быть выплачена компенсация в случае сокращения.
Каждый кейс согласовывается с HR департаментом.

Расставание с неэффективными сотрудниками происходит без компенсаций со стороны компании. При этом должны быть проведены все необходимые коммуникации, описанные в алгоритме.

При увольнении сотрудникам выплачивается заработная плата за отработанный период, компенсация неиспользованного отпуска и бонусная часть, если таковая имелась, и сотрудник достиг необходимых показателей.

Если сотрудник не согласен с увольнением, и тебе нужна помощь, обратись к вашему HR BP.

Признаки сложного увольнения:

Сотруднику ранее не предоставлялась обратная связь о том, что результаты его работы неудовлетворительны.
Вы работаете с этим сотрудником недавно и нет контакта. Или есть личностный конфликт.
Сотрудник открыто выражает негатив по отношению к компании, команде или задачам.
Сотрудник не принимает ОС или категорически не согласен с ней.
Глубокая личная привязанность к сотруднику.
Это твое первое увольнение, или тебе просто нужна поддержка.

Работа с эмоциональным аспектом при увольнении

Когда сотрудник приходит с заявлением об увольнении, это может вызвать у вас широкий спектр эмоций: от разочарования до злости и обиды.
Важно правильно реагировать на эту ситуацию, чтобы сохранить профессионализм и поддержать позитивную атмосферу в команде. Ниже рекомендации и инструменты.

Сохраняй самообладание
Первичная реакция:
- Время на паузу. Когда сотрудник сообщает о своём увольнении, сделай паузу на несколько секунд. Это поможет собраться с мыслями и сдержать первоначальные эмоциональные реакции.
- Сосредоточенность. Дыши медленно и глубоко, чтобы успокоиться. Это позволит сосредоточиться на разговоре и не показать эмоций.
Фраза для ответа: «Спасибо за твою откровенность. Давай обсудим это подробнее.»
Не реагируй сразу

Если чувствуешь, что не можешь ответить спокойно, попроси время на обдумывание: «Спасибо за обратную связь. Мне нужно время, чтобы её обдумать.»
Анализ и осмысление
Проанализируй ситуацию.
- Запиши ключевые моменты, чтобы иметь возможность объективно их рассмотреть.
- Определи, какие аспекты могут быть действительно важны для дальнейшего обсуждения.
Определи действия

Разработай план, как можно провести диалог и выстроить обратную связь.
Если реакция на слова сотрудника очень острая и нужна помощь, воспользуйся ботом @MarkovichBot, он поможет проработать эмоцию.